Neue Prüfrichtlinie des VDD – relevant für Geschäftsführung und Aufsichtsgremium

Mit Beschluss vom 25. Juni 2018 hat die Vollversammlung des Verbandes der Diözesen Deutschlands (VDD) eine überarbeitete Richtlinie für die Prüfung der Rechnungslegung sowie die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung und die Darstellung der wirtschaftlichen Verhältnisse (VDD-Prüfungsrichtlinie 2018) verabschiedet.¹ Über die Verpflichtung auf Ebene des VDD hinaus wird die Anwendung der Prüfungsrichtlinie - und damit die Erwei­terung der Jahresabschlussprüfung um die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung - seitens der Deutschen Bischofskonferenz auch dem Deutschen Caritasverband (DCV) und den Diözesan-Caritasverbänden (DiCV) für ihre Einrichtungen, Verbände und Unternehmen empfohlen.

Anwendungsbereich und -kriterien der Prüfungsrichtlinie sind dabei vom DCV beziehungsweise dem jeweiligen DiCV zu bestimmen, sofern diese Festlegung nicht durch die zuständige Diözese erfolgte. Von der VDD-Prüfungsrichtlinie ist eine Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung für Einheiten intendiert, die handelsrechtlich als mittelgroß einzustufen sind oder mehr als 500.000 Euro aus kirchlichen Mitteln erhalten.

Die erweiterte Prüfung soll dem Aufsichtsgremium der geprüften Einheit über die Rechnungslegung hinausgehende entscheidungsrelevante Informationen geben. Dies erfolgt insbesondere durch die Beantwortung des Fragenkatalogs der VDD-Prüfungsrichtlinie durch den/die externe(n) Prüfer(in). Letztlich formuliert der Katalog Erwartungen an die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung, deren Erfüllung und angemessene Umsetzung vor dem Hintergrund der Größe und Komplexität der jeweiligen Einheit zu beurteilen
ist.

Im Rahmen der Beantwortung der Fragenkreise 1 bis 12 muss der externe Prüfer unter anderem darüber Auskunft geben, ob sich bei seiner (Jahresabschluss-)Prüfung
Anhaltspunkte ergeben haben, dass

• Geschäftsordnungen und Arbeitsanweisungen nicht eingehalten wurden,
• die Vergütung der Organmitglieder (im Hinblick auf die Gemeinnützigkeit) eindeutig unangemessen ist,
• nicht nach den Grundsätzen der Funktionstrennung und des Vieraugenprinzips verfahren wurde,
• die für ein zentrales Cash-Management geltenden Regeln nicht eingehalten wurden,
• vorgesehene Maßnahmen zur Risikofrüherkennung nicht umgesetzt wurden,
• Vorgaben zum Einsatz von Finanzinstrumenten nicht erfüllt wurden,
• die vorherige Zustimmung des Überwachungsorgans zu zustimmungspflichtigen Rechtsgeschäften und Maßnahmen nicht eingeholt wurde,
• bei bezuschussten Investitionen Auflagen der Zuschussgeber nicht beachtet wurden,
• Verstöße gegen die Richtlinien für die Vergabe von Aufträgen vorliegen oder
• die Berichterstattung an das Überwachungsorgan nicht in allen Fällen ausreichend war.

Diese Beispiele machen deutlich, dass Gremien einen Mehrwert erhalten, indem sie sich durch den Fragenkatalog die Kenntnisse des Abschlussprüfers zunutze machen können,
die er bereits während der Prüfung des Jahresabschlusses erlangt hat.

Zusätzlich sind durch Beantwortung der Fragenkreise 13 bis 18 zur Vermögens-, Finanz- und Ertragslage wesentliche Aspekte der wirtschaftlichen Verhältnisse – zum Beispiel Finanzierungsprobleme oder verlustbringende Geschäfte – darzustellen, die die Gremienarbeit zusätzlich unterstützen.

Anmerkung

1. Download: https://bit.ly/30TDnko, Eintrag "Prüfungsrichtlinien".