Kurzfristige Liquiditätsplanung macht Risiken rechtzeitig sichtbar

Um Liquiditätsengpässe genau bestimmen und steuern zu können, sollte spätestens dann, wenn in einer mittelfristigen Liquiditätsplanung erkennbar wird, dass die Liquidität innerhalb der nächsten acht bis zwölf Monate sehr knapp werden könnte, eine kurzfristige Liquiditätsplanung aufgestellt werden. In einem strukturierten Projektverlauf kann binnen kurzer Zeit mit Unterstützung eines externen Beraters eine rollierende kurzfristige Liquiditätsplanung erstellt werden. Der Prozess kann in drei Phasen dargestellt werden:

Die Konzeption eines Excel-Tools

In enger und durch den externen Berater begleiteter Zusammenarbeit von Geschäftsführung und den Bereichen Controlling sowie Finanzen gilt es im ersten Schritt, geeignete Datenquellen festzulegen. Gleichzeitig muss ein gut bedienbares Excel-Tool abgestimmt werden, das den benötigten Management-Output - zum Beispiel einen belastbaren Finanzstatus und eine übersichtsartige Darstellung eines Wochen-­Liquiditätsplans - zum Ergebnis hat.

Die notwendigen Inputdaten müssen für wöchentliche Updates strukturiert aufgearbeitet sein - am besten geht dies auf Basis von übersichtlichen weiterführenden Tabellenblättern. Dabei müssen die richtigen Daten aus einzelnen Fachbereichen zusammengetragen werden (zum Beispiel die richtigen Prämissen zu Mittelzuflüssen basierend auf erwarteter Leistungserbringung oder die richtigen Annahmen für die monatlich einzuplanenden Lohn- und Gehaltsläufe).

Die Erstbefüllung der Excel-Tabellen

Nachdem das Modell aufgesetzt ist, kann die Erstbefüllung der einzelnen Excel-Tabellenblätter starten. Um die reibungslose und ­termingetreue Befüllung zu gewährleisten, sollten eine Kommunikationsstruktur aufgebaut und standardisierte, wöchentliche Update-Termine auf Fachbereichsebene etabliert werden. Dabei ist eine Abstimmung mit der Bauabteilung, der Personalabteilung, dem Leistungscontrolling und dem Einkauf hilfreich, um aktuelle Informationen zusammenzutragen. Dieser Prozess kostet zwar Mühe und Zeit, hat aber einen erheblichen Wissensaustausch zwischen den Fachbereichen und eine bessere Aussagekraft sowie Validität der Liquiditätsplanung zum Ergebnis.

Das regelmäßige und ­zuverlässige Training

Nach der Einführungsphase folgt das Training. Die benötigten Informationen müssen auf wöchentlicher Basis abgerufen und in die Planung integriert werden - und das zu jeder Zeit verlässlich. Dabei ist insbesondere das Erkennen von - im Vergleich zur Planung - zeitlich verschobenen Zahlungen wichtig, um Doppelungen in der Liquiditätsplanung zu vermeiden. In einer sehr angespannten Liquiditätssituation wird auch täglich geprüft, wie die aktuelle Entwicklung von Mittelzu- und -abflüssen ist.

Risiken frühzeitig erkennen und gegensteuern

Ist eine kurzfristige rollierende Liquiditätsplanung einmal erfolgreich etabliert, sind aufkommende Fragestellungen im Hinblick auf insolvenzrechtliche Risiken schnell beantwortet. Das Instrument kann die Geschäftsleitung bei allen wichtigen Krisenmaßnahmen vom Forderungsmanagement bis hin zur Einordung der finanziellen Konsequenzen wesentlicher operativer Veränderungen von Kennzahlen unterstützen. Mit Hilfe der richtigen Erfahrungswerte ist ein solches Instrument schnell etabliert und hilft, die Risiken frühzeitig steuern zu können.

Auch das Unternehmensstabilisierungs- und Restrukturierungsgesetz (StaRUG) sieht seit neuestem die Etablierung eines Frühwarnsystems vor.