Eine gute Tagesordnung ist die halbe Sitzung

Der Autor des neuen Heimatbuches bittet den Bürgermeister um ein Geleitwort. Heiter fügt er hinzu: "Ein gutes Vorwort erspart das Lesen des ganzen Buches." Der Ulk hat einen wahren Kern - im gleichen Sinne bildet eine plausibel formulierte und pünktlich versandte Tagesordnung (Agenda) die vorgezeichnete Grundlage für eine erfolgreiche Gremiensitzung: Vorbeugung gegen Zeitverschleiß!

Sozialtätige Unternehmen - namentlich bei Caritas und Diakonie - werden überwiegend als eingetragene Vereine (e.V.) geführt. Deshalb beschränken sich die folgenden Notizen auf Normen des Vereinsrechts.

Das Gebot, den Angehörigen des Gremiums die Tagesordnung mit der Einladung frühzeitig zu übermitteln, ist mehr als eine Formalie. Es sichert ihnen die Möglichkeit, sich gründlich vorzubereiten. Viele Vereins­satzungen enthalten verbindliche Ladungsfristen von maximal vier Wochen. Ist aber kein Zeitraum genannt, so bestimmt der/die Vorsitzende die Zeitspanne nach eigenem Ermessen. Je komplexer das Sitzungsprogramm, desto frühzeitiger sollte die Einladung mit der Tagesordnung erfolgen.

In der Agenda sollte jeder Punkt so weit ausformuliert sein, dass seine Tragweite in etwa erkennbar ist; bei komplizierten Sachverhalten sind ergänzende, mit der Tagesordnung vorzulegende Informationspapiere von Nutzen. Wird mit der Benennung des Einzelthemas nicht nur eine Beratung angestrebt, sondern auch ein formaler Beschluss, ist dies in der Tagesordnung anzukündigen. Hieße der Titel lediglich ­"Sat­zungsänderung", so wäre dies ohne konkreten Hinweis auf einen angestrebten Beschlussinhalt nicht rechtens.

Vorbeugung gegen unliebsame Überraschungen

Die Pflicht zum Konkretisieren von Agendapunkten hat zwei Begründungen: Die Angehörigen des Gremiums sind davor zu schützen, dass sie trotz Vorab-Lesens der Tages­ordnung in der Sitzung mit vermeidbaren - zumal negativen - Überraschungen konfrontiert werden. Überdies hat eine gut aufbereitete Agenda für Gremienmitglieder einen praktischen Vorteil: Sie können die Tragweite der Sitzung vorab annähernd einschätzen; so sind sie in der Lage, bei Terminüberschneidungen zu entscheiden, ob sie "dahin" oder " dorthin" gehen sollen.

Im Interesse frühzeitiger Transparenz des Beratungsprogramms ist in der Sitzung selbst Vorsicht geboten vor sogenannten Tischvorlagen, also der beliebten Praxis, jedem Mitglied Beratungsunterlagen erst mit Sitzungsbeginn zu präsentieren. Deren angemessene Lektüre und Wertung sind dann - mitten im Verlauf der Tagung - allenfalls eingeschränkt möglich. Kurzfrist-Vorlagen dieser Art sind also tunlichst zu begrenzen auf brandaktuelle Mitteilungen, die für die laufende Sitzung von Belang sind. Selbst sogenannte Dringlichkeitseingaben mit Beschlussanträgen bedürfen einer vorlaufenden und begründeten Mitteilung an alle Personen im Gremium; die Eilmeldung sollte spätestens drei Tage vor der Sitzung vorliegen.

Indem der/die Vorsitzende mit dem Erstellen der Agenda eine Reihenfolge der Themen vorgibt, folgen daraus - gewollt oder ungewollt - eine Wertung und eine Gewichtung. Erfahrene Sitzungsleiter(innen) erbitten auch deshalb zu Beginn des Treffens die entsprechende Zustimmung des Gremiums. Sofern diese aber gar nicht erst erfragt wird, gilt sie als stillschweigend erteilt.

Als heikel kann sich der gängige Agendapunkt "Verschiedenes" erweisen. Manche im Gremium ahnen nicht, was sie unter diesem scheinbar nebensächlichen Rubrum erwartet. Zwar wäre es beim Punkt "Verschiedenes" unzulässig, ad hoc, also aus dem Moment heraus, einen formalen Beschluss zu erwirken. Aber mancher ist versucht, hier nachträglich zu thematisieren, was er im seitherigen Verlauf des Treffens, also bei konkreten Agendapunkten, nicht anbringen konnte. Der Punkt "Verschiedenes" darf jedoch nicht zur "Resterampe" werden: Auch das ist letztlich ein Gebot der Zeitökonomie. So gesehen, erweisen sich straff praktizierte Tagesordnungen im wahrsten Sinne als Ordnungen des Tagens und des Tages. "Von allen Gütern ist die Zeit das einzige, das sich nach Verlust nicht ersetzen lässt" (Seneca, 49 n.Chr.).