Demografiefeste Personalpolitik rüstet Unternehmen für die Zukunft

Wenn Kindertagesstätten des KiTa Zweckverbandes im Bistum Essen bei öffentlichen Veranstaltungen auftreten, dann zeigt der Verband ein sehr junges Gesicht. Schließlich stehen dann Kinder im Mittelpunkt, fröhliche, neugierige, singende Mädchen und Jungen. Und sie, die Kinder im Alter von vier Monaten bis zum Schuleintritt, prägen auch den Alltag in den Einrichtungen.

Bei der Personalentwicklung jedoch geht es um ein etwas anderes Bild: Dort stehen viele junge, aber zunehmend auch mehr ältere Mitarbeiter(innen) im Mittelpunkt. Die Veränderung der Altersstruktur, die einhergeht mit insgesamt sinkenden Zahlen von Fachkräften, gehört zu den großen Herausforderungen, denen sich die Personalplanung auch des KiTa Zweckverbandes zu stellen hat.

Eine demografiefeste Personalpolitik und lebenszyklusorientierte Personalentwicklung sollten daher alle Lebensphasen berücksichtigen: den Berufseinstieg, die Familienphase, die Karrierephase und den Übergang in die Rentenphase. Der Zweckverband hat dazu mehrere Konzepte erarbeitet.

Zur Personalpolitik gehört es unabdingbar, Fachkräfte zu gewinnen. Denn eng verbunden mit dem demografischen Wandel ist, wie eingangs erwähnt wurde, eine sinkende Zahl von Fachkräften, gerade auch im Kita-Bereich. Laut einer Studie der Bertelsmann-Stiftung, die 2016 veröffentlicht wurde, fehlen bundesweit rund 100.000 Erzieher(innen). Der Zweckverband unternimmt daher große Anstrengungen, um junge Leute für sich zu gewinnen. Dazu gehört unter anderem, dass er genau dorthin geht, wo er direkt mit jungen, motivierten Menschen ins Gespräch kommen kann: an Schulen und auf Jobbörsen. Der Verband beteiligt sich seit einiger Zeit an unterschiedlichen Berufs­informationsmessen. Das Echo fiel bisher äußerst positiv aus.

Personalsuche mit elektronischem Recruiting-System

Kein Unternehmen, kein Verband kommt heute ohne ein Recruiting-System, ohne elektronische Verfahren, bei der Suche nach Personal aus. Laut Wikipedia wird die Personalgewinnung inzwischen deutlich von den E-Recruiting-Kanälen dominiert: 87 Prozent der offenen Stellen werden danach auf der eigenen Unternehmens-Website und 61 Prozent in Internet-Stellenbörsen ausgeschrieben. Für den Zweckverband ist es daher zwingend, sich auch auf elektronische Verfahren zu stützen.

Ein zeitgemäßes Image und die Präsenz in den sozialen Netzwerken wie Facebook oder Xing gehören ebenfalls selbstverständlich dazu, wenn es darum geht, junge Leute für den Beruf des Erziehers, der Erzieherin zu begeistern.

Fachkräfte aus dem ­EU-Ausland: ein neuer Weg

Zum ersten Mal hat der Verband im Jahr 2016 in Kooperation mit einer darauf spezialisierten Agentur auch im EU-Ausland um Fachkräfte geworben. Im Juni 2016 schließlich nahm eine Spanierin die Arbeit in einer der Einrichtungen auf. Die Ausbildung der Vorschullehrerin, die in ihrer Heimat arbeitslos war, wurde in Deutschland für den Erzieher(innen)-Beruf anerkannt. Theoretisch könnte dies eine Lösung sein, von der alle Beteiligten profitieren. In der Praxis jedoch werden diese Erwartungen nicht ganz erfüllt: Das Verfahren zur Anerkennung einer Ausbildung hat sich leider als sehr kompliziert erwiesen.

Für junge Leute, die eine Ausbildung innerhalb des Zweckverbands absolvieren möchten, wurden unterschiedliche Angebote erarbeitet. Eine Möglichkeit ist beispielsweise die praxisintegrierte Ausbildung (PiA) in NRW. Auch hier hat der Zweckverband einen neuen Weg für Erzieher(innen) beschritten. Bei dieser dual orientierten Ausbildung schließen Studierende einen Praktikantenvertrag mit dem Träger einer Kindertageseinrichtung ab. Der Zweckverband zahlt ihnen während der gesamten Ausbildung eine Vergütung. Ein Knackpunkt: Diese Mittel muss der ­Träger zum Großteil selbst aufbringen. Aber auch Freiwilligendienste, Praktika, Berufsorientierungen sowie eine Tätigkeit als studentische Hilfskraft sollen es jungen Frauen und Männern erleichtern, einen für sie geeigneten Einstieg in ihren späteren Beruf zu finden. Zudem wird die Koopera­tion mit Fachhochschulen und Universitäten weiter ausgebaut.

Ausbildung: studieren und die Praxis kennenlernen

Demografiefeste Personalpolitik heißt auch, Beschäftigte jeder Altersstufe mit attraktiven Arbeitsbedingungen bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu unterstützen und so an den Verband zu binden. Als ­bistumsweit agierender Träger von etwa 269 Kindertageseinrichtungen kann der KiTa Zweckverband dabei auch Besonderheiten der Organisation nutzen. So bietet er unter anderem Arbeitszeitmodelle an, die den Bedürfnissen der Beschäftigten so weit wie möglich entgegenkommen. Zudem unterstützt er Mitarbeitende dabei, Familie und Beruf miteinander zu vereinbaren. Dazu bietet er ihnen viel Flexibilität bei der Lebensplanung an und ermöglicht ihnen so, eine ausgewogene Work-Life-Balance zu erreichen. Der Zweckverband bietet den Beschäftigten beispielsweise jegliche Form der Teilzeitarbeit sowie Altersteilzeitmodelle, Beschäftigungen während der eigenen Elternzeit, Sonderurlaub und Auszeiten zur Pflege von Angehörigen an. Auch die Arbeitsplatz­sicherheit ist ein wichtiger Faktor. Eine Bezahlung nach Tarif, eine betriebliche Altersvorsorge, leistungsbezogene Zulagen und eine flexible Dienstplangestaltung sind ebenfalls Bestandteile der Personalpolitik.

Zu den spezifischen Angeboten, die eine große Organisation wie der Zweckverband seinen Mitarbeitenden darüber hinaus unterbreiten kann, gehören unter anderem vielfältige Kooperationen. So sind die Kitas auf Pfarreiebene eng vernetzt. Sie können sich bei Personalausfällen gegenseitig unterstützen und bei der Einarbeitung neuer Beschäftigter können Mitarbeiter(innen) einer Kita als Mentoren fungieren. Mitarbeitende, die damit Erfahrungen sammeln konnten, äußern sich sehr zufrieden mit dem Angebot. Dies trägt aus ihrer Sicht insgesamt zur Entlastung bei.

Förderprogramme eröffnen neue Perspektiven

Bei der demografiefesten Personalpolitik geht es aber auch darum, allen Mitarbeiter(inne)n Entwicklungsmöglichkeiten zu eröffnen. Frühzeitig sprechen Führungskräfte und Beschäftigte des Referats Personalentwicklung mit den Mitarbeitenden über persönliche und berufliche Perspektiven und legen auch mögliche Entwicklungsschritte fest. Flankiert wird dies sowohl durch Förderung am Arbeitsplatz wie Coaching, Supervision, kollegiale Beratung und Mentoring als auch mit einem Fort­bildungsprogramm, zu dem Seminare, Fortbildungen, aber auch Fachtagungen und Inhouse-Schulungen gehören.

Für Führungskräfte und Kita-Leitungen entwickelte die Personal- und Organisationsentwicklung ein spezielles Kurskonzept. Denn das Führungspersonal der Zukunft muss aufgrund neuer gesetzlicher Vorgaben und stetig steigender Qualitätsanforderungen über sehr spezifische Leitungs- und Organisationskompetenzen verfügen. Dieses Projekt wird von Bund und Europäischem Sozialfonds (ESF) mit dem Programm "Rückenwind" gefördert.

Beim Personalmanagement kommt es aber nicht allein darauf an, Hierarchie-Karrieren zu ermöglichen, sondern auch darauf, Beschäftigten den Weg in eine Fachkarriere zu eröffnen. Dazu werden im Zweckverband verschiedene Zertifikatskurse - als Qualitätsbeauftragte(r), zum Kinderschutz, als Sprachförderkräfte oder als Beauftragte(r) für Religionspädagogik - angeboten, in denen Mitarbeiter(innen) zusätzliche Kompetenzen erwerben. Diese Angebote sind sehr gut besucht.

Die Gesundheit erhalten

Ganz wichtig für alle Beschäftigten und zunehmend stärker für Ältere ist das Thema Gesundheitsförderung. Daher hat der Zweckverband einige Kursangebote erarbeitet, die gezielt dazu beitragen sollen, dass die Beschäftigten bis zum Renteneintrittsalter gesund und leistungsfähig bleiben können. Eines dieser Projekte ist "GesA" (Gesund Arbeiten). Es wird von Bund und ESF unterstützt. Darüber hinaus werden den Beschäftigten aber auch zahlreiche Seminare und Veranstaltungen zur Prävention von gesundheitlichen Problemen angeboten.

Aber nicht nur die weiter oben aufgeführten Schritte zur "On-the-Job"-Personalentwicklung (Fördermethoden direkt am Arbeitsplatz) gehören beim Zweckverband zum Personalmanagement, sondern auch sogenannte "Onboarding-Prozesse": Dabei geht es um die Integration neuer Mitarbeiter(innen). Inzwischen ist eine Einführungsveranstaltung für neue Beschäftigte Tradi­tion. Darin erfahren sie alles über den Verband und den jeweiligen Aufgabenbereich der Kolleg(inn)en. Eine Begrüßungsmappe, die jede(r) Einzelne erhält, hilft, sich besser zurechtzufinden.

Personalmanagement muss ­umfassend sein

Der Fokus in der Personalarbeit ist in den vergangenen Jahren immer stärker weg von der Personalverwaltung hin zu einem ganzheitlichen Personalmanagement gerückt. Denn nur, wenn beides gelingt: junge Menschen für den Beruf der Erzieherin, des Erziehers zu begeistern und die Beschäftigten aller Altersstufen darin zu stärken, bis ins Renteneintrittsalter gesund und leistungsfähig zu bleiben, kann der KiTa Zweckverband auch in Zukunft seinem Auftrag gerecht werden: Kinder gemäß seinen hohen Qualitätsstandards zu betreuen, zu fördern und zu begleiten.