Fallstricke beim Bau von Sozialimmobilien

Bauen ist ein komplexer Prozess - erst recht, wenn es um Sozialimmobilien geht, denn bei diesen gilt es nicht nur baufachliche, sondern auch fördermittelrechtliche Aspekte zu beachten. 

Im Gesundheits- und Sozialwesen wenig verbreitet ist die Berechnung von Lebenszykluskosten einer Sozialimmobilie schon in der Planungsphase. Diese bestehen aus den Bau- und den auf 30 Jahre hochgerechneten Instandhaltungs- und Unterhaltungskosten. Dabei kann es passieren - wie zum Beispiel einem Träger im Ruhrgebiet -, dass man bei den Baukosten für einen Aufzug wenige tausend Euro spart, weil man den billigsten Anbieter gewählt hat, die Wartungskosten für diesen Aufzug aber 30 Jahre lang deutlich höher sind als die gesparten Baukosten. Die Baukosten haben mit zehn bis 20 Prozent nur einen geringen Anteil an den gesamten Lebenszykluskosten einer Sozialimmobilie. Wesentlich beeinflussen kann man die Lebenszykluskosten aber nur in der Planungsphase, nicht im laufenden Betrieb. Daher sollten bei Ausstattungs­varianten einer Sozialimmobilie nie nur die Baukosten, sondern immer die gesamten Lebenszykluskosten berücksichtigt werden, um nicht in eine Kostenfalle zu laufen.

Die Träger sollten einen fachanwaltlich geprüften Mustervertrag vorhalten, den sie dem Architekten vorlegen. So reduziert sich der Prüfungsaufwand, wenn nicht allen Architekten eigene Vertragsentwürfe gegeben werden müssen. Im Mustervertrag sollten mindestens vier Punkte geregelt werden, die sonst zum Nachteil für die Träger werden können:

a) Das Urheberrecht sollte vollständig auf den Träger übergehen. Damit behält dieser die volle Handlungsfreiheit über das Gebäude, wenn nach zwei Jahrzehnten umgebaut werden soll, denn der Architekt kann dies über das Urheberrecht verhindern beziehungsweise erschweren.

b) Die Form des Baukostencontrollings sollte dem Planer vorgegeben werden, um den eigenen Aufwand gering zu halten.

c) Der Träger sollte Vorgaben für die Form der CAD-Dokumentation machen, die der Planer und die ausführenden Firmen einhalten müssen, um die Arbeiten im Facility-Management des Trägers zu erleichtern.

d) Der Architekt sollte mit der Leistungsphase 9 "Objektbetreuung" gemäß der Honorarverordnung für Architekten- und Ingenieurleistungen (HOAI) 2013 beauftragt werden. Diese beinhaltet die erste fachliche Wertung von Gewährleistungsfällen nach Abschluss der Bauzeit und ist für den Bauherrn eine gute Unterstützung bei einem vergleichsweise geringen Honoraranteil. Die tatsächliche Begleitung der Mängelbeseitigung (aus einem Gewährleistungsfall) ist nur noch eine besondere Leistung und entsprechend gesondert zu vergüten. Dennoch lohnt es sich, hierfür den Architekten zu beauftragen.

Das Baukostencontrolling sollte immer die Gesamtkosten im Blick haben. Welche Gewerke sind ausgeführt und schlussgerechnet? Welche Gewerke wurden noch nicht ausgeschrieben, nicht ausgeführt und werden nur als Planzahl aus der sogenannten Kostenberechnung geführt? Nachträge lassen sich auch durch beste Planung nie ganz vermeiden. Es sollte aber auch ein entsprechendes Management vorliegen, das Transparenz, Höhe, Preis und Sachgrund für Nachträge dokumentiert.

Den Bauprozess lückenlos ­dokumentieren

Einige wenige Träger benutzen für die Abwicklung eines Neubaus sogenannte Projektplattformen. Diese ersetzen nicht nur vollständig den E-Mail-Verkehr, der zwischen Planern, ausführenden Firmen und dem Bauherrn anfällt, sondern enthalten online innerhalb einer bestimmten Struktur die Dokumentation des gesamten Bauprozesses. So ist jeder Planer verpflichtet, nach einem Schema den neuen Planstand eines technischen Gewerkes dort abzulegen; die ausführende Firma holt sich von dort die entsprechenden Unterlagen. Enthalten sind auch alle Protokolle von Besprechungen, die man sich vor der nächsten Sitzung herunterladen kann. Nach Fertigstellung werden die Onlinezugänge zur Projektplattform gekappt; die enthaltenen Daten sind dann die beste Grundlage für das Facility-Management.

Projektplattformen erleichtern reibungslosen Ablauf

Mittel aus öffentlichen Kassen, Stiftungen oder Ähnlichem fließen bei vielen Trägern in die Finanzierung mit ein. Für Vermögensschadenhaftpflichtversicherungen sind diese Zuschussfinanzierungen die größten Schadensfälle, denn viele Auflagen und Vorschriften müssen beachtet werden. Es gibt Antragsfristen, die eingehalten werden müssen. Manche Träger beginnen mit dem Bau, bevor die Zusage des Förderers eingegangen ist. Die Folge: Der Zuschuss muss zurückgezahlt werden. Werden Mittel nicht rechtzeitig abgerufen, verfallen diese. Fristen für Verwendungsnachweise werden überzogen, ohne den Zuschussgeber rechtzeitig zu informieren. Träger sollten daher ein Zuschusscon­trolling aufsetzen, das die wichtigsten To-dos enthält und regelmäßig nachverfolgt, ob alle Vorschriften eingehalten werden.

Fazit ist: Die Berechnung von Lebenszykluskosten hilft bei der Entscheidung über die Wirtschaftlichkeit von Sozialimmobilien. Mit Hilfe eines eigenen Mustervertrages können Träger Fallen im Architektenvertrag zum eigenen Nachteil vermeiden. Projektplattformen erleichtern die Dokumentation des Neubaus und sind eine ideale Grundlage für das Facility-Management. Ein wirksames Zuschusscontrolling schützt die Träger vor dem Verlust von öffentlichen oder privaten Zuschüssen.