Unter einem Hut_Dienstplan und Mitarbeiterwünsche

Freizeit, Familie und Arbeitszeiten in der Pflege unter einen Hut zu bringen ist oft schwer. Es stellt Mitarbeitende und Führungskräfte vor schwierige, aber nicht unlösbare Aufgaben. Was benötigen Mitarbeitende in der Altenpflege, um einen Dienst mit Schicht- und Wochenendarbeit verlässlich und im Einklang mit familiären Belangen ausüben zu können? Damit hat sich die Caritas-Betriebsführungs- und Trägergesellschaft mbH (CBT), in Köln 2014 in einer Befragung an ihre Mitarbeitenden gewandt. Als wesentliches Ergebnis kann festgehalten werden, dass Arbeitszeiten vor allem dann als familienfreundlich empfunden werden, wenn geplante Dienstzeiten eingehalten und Dienstzeitenmodelle lebensphasenorientiert verbindlich vereinbart werden.

Um diesem Ziel näherzukommen, wurden in der CBT bereits einige grundlegende Maßnahmen umgesetzt. 2009 wurden in enger Zusammenarbeit mit den Mitarbeitervertretungen der CBT-Wohnhäuser eine Dienstvereinbarung über die Regelungen zu Arbeitszeitkonten und Grundsätze der Dienstplanung ausgehandelt und abgeschlossen.

Verlässlich private ­Verpflichtungen planen

Geltende Grundsätze sind: eine langfristige und verlässliche Planung; nettobasierte Einsatzplanung, das heißt, Arbeitsanteile für Fehlzeiten werden bereits vorab abgezogen und somit nur 79 Prozent der verfügbaren Wochenarbeitszeit in der Normalbesetzung verplant; und Zeitkonten mit Ampelsteuerung. Die Dienstvereinbarung sieht zudem eine Jahresplanung hinsichtlich Urlaub, Feiertags- und Wochenenddiensten bereits im Vorjahr vor. Mitarbeitende haben den Vorteil, so langfristig und verlässlich private Verpflichtungen planen zu können.

Mit der nettobasierten Einsatzplanung werden klassische Fehlzeiten wie Urlaub, Krankheit, Fortbildungen und Feiertage bereits bei der Sollplanung berücksichtigt.  So kann weitgehend vorgebeugt werden, dass aufgrund fehlzeitenbedingter Ausfälle zusätzliche Mehrarbeit aufgebaut wird.

Bei der Ampelsteuerung ist die grüne Phase mit null bis minus 40 Stunden definiert. Bis plus 28 Stunden befindet sich das Konto im gelben Bereich, der rote beginnt mit der 29. Stunde. Vielen erscheinen diese Ampelgrenzen auf den ersten Blick unverständlich. Für die Ressourcenplanung ist der erarbeitete Zeitpuffer elementar, um im Jahresverlauf für Mitarbeitende und Dienstplaner ausreichend Spielraum zu haben. Diese Regelungen führen dazu, dass im Jahresverlauf etwa die Hälfte aller Arbeitszeitkonten der Mitarbeitenden im "Minusbereich", das heißt unter null, geführt werden. Eine positive Entwicklung, die nur gemeinsam mit allen Mitarbeitenden zu meistern war. Einige konnten sich nur schwer mit der Regelung "Minus machen ist erwünscht" anfreunden, denn ein "gut gefülltes" Arbeitszeitkonto wird oft als vermeintliche Messlatte für Engagement gesehen.

Die Dienstplanung erfolgt EDV-gestützt. Auf Basis einer tagesaktuellen, nettobasierten Ausweisung von Zeitfenstern, orientiert am Pflegebedarf der Bewohner eines Wohnbereiches, wird die Tagesbesetzung ermittelt. Eine konsequente und fortlaufende Schulung der Leitungen, die Transparenz der Dienstplan-Instrumente sowie die neue Begrifflichkeit "Ansparstunden" für Stunden unter null führten schließlich zur Haltungsänderung und Umsetzung der Vereinbarungen.

Den Ruf aus dem "Frei" ­vermeiden

Gemeinsam mit den Mitarbeitervertretungen wurde ein Konzept erarbeitet, krankheitsbedingte Ausfälle zu regeln. Es gibt den Dienstplanverantwortlichen konkrete Handlungshilfen und beinhaltet transparente und verbindliche Regelungen zur Planungssicherheit für alle Beteiligten. Mit Mehrarbeitsstunden aufgrund krankheitsbedingter Ausfälle kann so gesteuert umgegangen werden.

Es wird unter anderem geprüft,

• ob die für den Tag und den Dienst geplanten Aktivitäten und Leistungen in andere Dienste oder auf andere Tage verlegt werden können;
• ob andere Bereiche im selben Haus so besetzt sind, dass Personal gruppenübergreifend einspringen kann;
• ob der ausfallende Dienst über Mehrarbeitsstunden bereits eingeplanter Kolleg(inn)en kompensiert werden kann. Wenn beispielsweise der Frühdienst länger bleibt oder der Spätdienst früher anfängt, ist das für den Diensthabenden kein allzu drastischer Eingriff - der Ruf aus dem "Frei" kann aber vermieden werden.

"Die abgestufte Liste stellt sicher, dass alle Möglichkeiten der Arbeitsorganisation geprüft werden. Die wirksamste Maßnahme ist die Koordination im ganzen Haus. Sie ist aber auch am schwierigsten umzusetzen", sagt Stefanie Krones, Prokuristin der CBT und Leiterin des Bereichs Personal und Qualität. In kleinen Pflegediensten funktioniere das durch gut eingeübte Kommunikation besser. "Sobald aber einmal auch in den größeren Bereichen das Bewusstsein für die gemeinsame Aufgabe geschaffen wurde, ist dies für alle ein Gewinn." Um das zu erreichen, lernen sich die Wohnbereiche zum Beispiel durch Hospitationen oder Rotationsangebote besser kennen. Es entstehe dadurch ein Gefühl von Gesamtverantwortung. Und von einem verlässlichen Frei profitierten alle, so Krones. Wenn trotzdem jemand aus dem Frei gerufen wird, bleibt der eingebrachte freie Tag als Anspruch bestehen, das heißt, es muss zum Ausgleich wieder ein freier Tag gewährt werden.

Als weiterer Schritt auf dem Weg zu verlässlicher Planung werden Mitarbeitenden im Pflegedienst Arbeitsverträge mit Flexibilisierungsanteil "Arbeit auf Abruf" angeboten. Darin wird neben einem vertraglich festgeschriebenen Stundenumfang zusätzlich ein flexibler Stellenanteil (maximal fünf Stunden pro Woche) vereinbart, der im dringenden Bedarfsfall unter Einhaltung einer Ankündigungsfrist ausgeschöpft werden kann. Mitarbeiter, die sich vertraglich bereiterklären, zusätzliche Dienste zu leisten, werden nach Rücksprache eingeplant. Der Mitarbeitende hat den Vorteil, dass die angefallenen Stunden unverzüglich mit den Zeitzuschlägen im Folgemonat ausgezahlt werden. Diese Regelung erhöht die Verlässlichkeit der Dienstplanung für alle Mitarbeitenden.

Schließlich führte die intensive Auseinandersetzung mit den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung und den Erkenntnissen aus Ideenworkshops mit Mitarbeitergruppen zur einem Maßnahmenkatalog für ältere Mitarbeitende, Mitarbeitende mit Kindern im schulpflichtigen Alter und/oder mit zu pflegenden Angehörigen.

Mehr freie Tage für ältere Mitarbeiter

So können sich Mitarbeitende "55 plus" auf Antrag bei ihrer Geschäftsleitung zum Beispiel für ein Jahr vom Nachtdienst befreien lassen oder fünf zusammenhängende zusätzliche freie Tage (unter Abzug der Stunden vom Zeitkonto) beantragen. Mitarbeiter mit Kindern im schulpflichtigen Alter und/oder mit zu pflegenden Angehörigen erhalten die Möglichkeit, den Dienstbeginn auf eine spätere Uhrzeit zu legen. In der Umsetzung und Akzeptanz dieser Maßnahmen wird auf ein solidarisches Miteinander gebaut. 90 Prozent aller Mitarbeitenden der CBT haben sich 2013 in einer Mitarbeiterbefragung für "eine Unterstützung familienfreundlicher Maßnahmen" ausgesprochen.

Da die Bedarfe der Mitarbeitenden hinsichtlich der Vereinbarkeit von Familie und Beruf in einzelnen Lebensphasen variieren, wird versucht, möglichst viele Maßnahmen umzusetzen. Unter Umständen ist dazu ein Wechsel des Wohnbereiches erforderlich.