Lohnzuschläge steuerlich optimieren
In vielen Bereichen laufen die Aktivitäten auf Hochtouren, wenn andernorts längst Feierabend ist. Vor allem im Dienstleistungsbereich ist die Arbeit an Sonn- und Feiertagen oder in der Nacht (kurz: SFN-Arbeit) die Regel. Doch viele Arbeitgeber haben Schwierigkeiten, geeignete Fachkräfte zu finden. Gerade in der Pflege ist die Arbeit körperlich und psychisch anstrengend.
Ein höheres Bruttoentgelt ist kein Allheilmittel. Mit wachsendem Gehalt steigen für Beschäftigte auch die Abzüge für die Lohn- und Kirchensteuer, den Solidaritätszuschlag und die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung. Von einer Lohn- oder Gehaltserhöhung bleibt am Ende netto oft nicht einmal mehr die Hälfte - entsprechend klein fällt der finanzielle Anreiz aus. Auch für Dienstgeber sind Gehaltserhöhungen eine teure Angelegenheit. Sie müssen neben dem höheren Bruttoentgelt auch noch steigende Sozialversicherungsbeiträge schultern.
Viele kleine und mittelgroße Unternehmen der Sozial- und Gesundheitsbranche schöpfen die steuerlichen Möglichkeiten noch nicht aus, die sich bei SFN-Arbeit als attraktive Alternativen zu herkömmlichen Gehaltserhöhungen anbieten. Lohnzuschläge für SFN-Arbeit bleiben in bestimmten Grenzen steuer- und sozialversicherungsfrei. Es ergeben sich deutliche finanzielle Vorteile für Dienstnehmer wie -geber: Mitarbeiter(innen) erhalten ihre Lohnzuschläge ohne Abzüge, und dem Dienstgeber entstehen hierfür keine Lohnnebenkosten. Wer die notwendigen Vorkehrungen in der Lohnbuchhaltung trifft, um diese Steuervorteile zu nutzen, kann qualifizierte Kräfte leichter gewinnen und binden.
Voraussetzungen der Steuerfreiheit
Grundsätzlich gilt: Die Steuervorteile werden für Zuschläge gewährt, die über den normalen Arbeitslohn pro Stunde (sogenannter Grundlohn) hinaus gezahlt werden. Der Grundlohn darf 50 Euro (beziehungsweise 25 Euro für die Sozialversicherung) nicht überschreiten. Bis zu welcher Höhe Lohnzuschläge steuerbegünstigt sind, richtet sich nach der Art der Schicht. Für Nachtarbeit in der Zeit von 20 Uhr bis 6 Uhr sind Zuschläge von bis zu 25 Prozent des Grundlohns steuer- und beitragsfrei. Für die Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr steigt die Freigrenze sogar auf 40 Prozent des Grundlohns, wenn die Arbeit vor 0 Uhr begonnen wurde. Für die Tätigkeit an einem Sonntag kann ein Zuschlag von 50 Prozent und für gesetzliche Feiertage von 125 Prozent gewährt werden.
Die personelle Absicherung zur Weihnachtszeit ist oftmals besonders schwierig. Auch wenn Heiligabend und Silvester ganz normale Arbeitstage sind, kann in der Zeit von 14 Uhr bis 24 Uhr am Heiligabend ein Zuschlag von 150 Prozent und für Silvester ein Zuschlag von 125 Prozent gezahlt werden. Für die Weihnachtsfeiertage gilt ebenfalls ein Zuschlag von 150 Prozent. Neben einem Feiertags- oder Sonntagszuschlag darf obendrein ein Nachtzuschlag gewährt werden, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Dies eröffnet enorme Spielräume für Arbeitgeber und Angestellte. Nur die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung sind vom Arbeitgeber abzuführen.
Es sind einige Bedingungen zu beachten, um Konflikte mit dem Fiskus zu vermeiden. Viele Unternehmen setzen auf pauschale Lohnzuschläge und ersparen sich eine mühsame Berechnung der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Dieser Praxis hat der Bundesfinanzhof jüngst teilweise einen Riegel vorgeschoben: Zuschläge dürfen nicht Teil einer einheitlichen Entlohnung sein. Lohnzuschläge sollten vielmehr unabhängig vom vertraglich geschuldeten Arbeitslohn per Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag festgeschrieben werden. Unternehmen müssen besonderes Augenmerk auf eine genaue Dokumentation legen. Gezahlte Pauschalen sind den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden eindeutig zuzuordnen, etwa durch Stundenaufstellungen. Für zu viel gezahlte Zuschläge sind Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abzuführen.
Die Finanzbehörden achten zudem penibel auf eine fristgerechte Verrechnung, die spätestens am Ende eines Kalenderjahres oder bei Austritt des Mitarbeiters zu erfolgen hat. Andernfalls fällt nicht nur für die Differenzbeträge, sondern für die gesamte Pauschale Einkommensteuer an. Tipp: Das Lohnkonto noch mal sicherheitshalber nach dem Vier-Augen-Prinzip prüfen.
