Zentrale IT-Lösung spart Zeit und Geld

Montagmorgen halb sieben in Ebersberg, Schwester Heike steigt in ihren Dienstwagen. In zehn Minuten ist sie bei ihrem ersten Pflegekunden. Bis letztes Jahr wäre ihr erstes Ziel die Caritas-Sozialstation in Grafing gewesen, wo sie jeden Morgen ihren Einsatzplan erhielt: ein Umweg, den sie sich heute sparen kann. Denn nach einem Blick auf ihren MDA (Mobile Digital Assistent, ein Multifunktions-Handy) weiß sie, welche Tour sie fahren muss.

Dieser Einsatz eines elektronischen Dienstplans ist ein Beispiel für Mitarbeiterentlastung und gleichzeitige Effizienzsteigerung: Hatte früher jede Sozialstation ihre eigenen Verwaltungsprogramme auf eigens zusammengestellten PCs, so werden heute Hard- und Software zentral bereitgestellt und gewartet. Somit werden auch die regelmäßig anstehenden Software-Updates den Nutzer(inne)n automatisch aufgespielt, so dass alle immer auf dem gleichen Stand sind. Ein weiterer Vorteil: Die Kosten für eine zentrale Software sind weitaus günstiger, als wenn jede Einrichtung ihre eigene Ausstattung kauft.

In drei Etappen ist der Diözesan-Caritasverband München und Freising den Weg hin zu standardisiert EDV-gestützten Abläufen in allen Arbeitsbereichen gegangen. 2005 stellte er seine Strategie hinsichtlich der Informationstechnologie (IT) auf. In den zwei darauffolgenden Jahren wurden im Projekt Mitif (Migration IT-Infrastruktur) zunächst die dezentralen IT-Strukturen zugunsten einer zentralen Ausrichtung aufgehoben. Neben den zentral auf eigenen Servern liegenden Software-Programmen war die flächendeckende Einführung von Outlook - mit den für alle gleichen E-Mail-, Adress- und Kalenderfunktionen - die wichtigste Neuerung.

Ab 2006 wurden auch die Organisationsentwicklungsprozesse abgestimmt und standardisiert. Vivendi, ein auf die Bedürfnisse und Anforderungen im Gesundheits- und Sozialwesen zugeschnittenes Software-System, wurde in detaillierter Feinabstimmung an den Verbandsalltag angepasst. Heute werden nahezu alle Verwaltungsabläufe von der Softwarefamilie unterstützt - das spart Zeit. Durch die Vereinheitlichung der Eingabemodi werden zudem datenschutzrelevante Fehler von vorneherein ausgeschlossen.

Nicht mehr, sondern weniger IT-Kosten

Kritiker hatten dem Verband angesichts der flächendeckenden "Mitifizierung" - wie die IT-Strategie verbandsintern schon mal genannt wurde - unkontrollierbare IT-Kostenentwicklungen (Hardware, Software und Dienstleistungen) vorausgesagt. Dazu Rainer Brunner, Leiter Information & Kommunikation Technologien des DiCV München und Freising: "Die Zahlen sind eindeutig. Grundsätzlich sind die absoluten Kosten im Zeitraum von 2003 bis 2009 natürlich gestiegen, und zwar um 70 Prozent. Im gleichen Zeitraum hat sich aber die Anzahl der Benutzer(innen) um 110 Prozent erhöht. Das heißt, rein rechnerisch hat ein EDV-Arbeitsplatz in 2007 nicht mehr Kosten verursacht als in 2003. In 2009 erwarten wir - bezogen auf die Zahl der Anwender - eine Kostenreduzierung von circa 19 Prozent."

Für den DiCV-Vorstand ist die IT-Strategie damit voll aufgegangen. Er sieht eine gute Qualität und Aktualität der Anwendungen sowie einen wesentlich stärkeren Fokus auf IT-Sicherheit und Datenschutz gegenüber den vormaligen Einzellösungen. Arbeitsprozesse seien verbandsweit optimiert worden. Wichtig sei nun, die Nutzer(innen) zu befähigen, alle Möglichkeiten zu erkennen, die sich ihnen durch die neuen Werkzeuge bieten. In diesem Zusammenhang ist die Einführung eines PC-Führerscheins geplant.

Ein Projekt dieser flächendeckenden Größe braucht das Mitdenken und die Motivation aller Mitarbeitenden. Der Caritasverband hat deshalb immer ausführlich über Pläne und Verlauf informiert - mit Faltblättern, Workshops und Informationsveranstaltungen, sowohl zentral als auch in der einzelnen Einrichtung.

Schwester Heike ist zufrieden: "Seit ich den elektronischen Dienstplan auf meinem MDA habe, kann ich die Touren viel entspannter angehen. Die Berichte tippe ich direkt ein - da bleibt mir unterm Strich mehr Zeit. Das kommt meinen Pflegekunden zugute."