Online in die Zukunft
Die Zentralstatistik des Deutschen Caritasverbandes (DCV) wurde jahrzehntelang schriftlich erhoben. Nun bot sich die Gelegenheit, die Online-Plattform, die der DCV für das Benchmarking entwickelt hat, auch für die Zentralstatistik zu nutzen. Damit verfügt der Verband über ein umfassendes Online-Portal, über das Benchmarking-Projekte und Statistikerhebungen schnell und effektiv umgesetzt werden können.
Am Anfang stand der Wunsch der Pflegesatzreferent(inn)en der Diözesan-Caritasverbände (DiCVs), einen Erhebungsbogen für das Benchmarking in der stationären Altenhilfe zu entwickeln. Damit ist ein Benchmarking über die Diözesan-Grenzen hinweg möglich. Schnell wurde aber klar, dass mit der geplanten Excel-Tabelle die Arbeit auf der diözesanen Ebene nicht reduziert, sondern mehr werden würde. Daher hat sich die Arbeitsgruppe, die das Benchmarking entwickeln wollte, im Jahr 2005 entschieden, eine Online-Plattform für das Benchmarking zu entwickeln. Auf dieser Plattform sollten die Einrichtungen ihre Daten eingeben können und das System sollte die Auswertungen automatisch generieren. Die Arbeitsgruppe entwickelte neben den Inhalten und den Kennzahlen des Benchmarkings auch das Konzept für die Online-Plattform. Von Anfang an wurde darauf Wert gelegt, die Plattform so zu gestalten, dass die Nutzung für andere Erhebungen und Benchmarking-Projekte ohne große weitere Programmierungen möglich ist.
Benchmarking wird heute für die stationäre Altenhilfe der Caritas und für die Einrichtungen der KAG-Müttergenesung angeboten. Geplant ist für das Jahr 2009/2010 die Ausweitung des Angebots für Sozialstationen sowie für Verwaltungen von Verbänden und Trägern.
Das Benchmarking für die stationäre Altenhilfe wird vom DCV in Kooperation mit dem Verband der katholischen Altenhilfe in Deutschland (VKAD) angeboten (siehe neue caritas Heft 12, S. 28). Im Jahr 2007 haben 220 Einrichtungen daran teilgenommen, 2008 waren es 175. Die Einrichtungen werden von den Diözesan-Caritasverbänden inhaltlich betreut. Auf diözesaner beziehungsweise Landesebene finden dann sogenannte Benchmarking-Zirkel statt. Hier diskutieren die Teilnehmer(innen) die Ergebnisse, um Handlungsbedarfe zu erkennen und voneinander lernen zu können. Insgesamt sind derzeit 17 Diözesen beteiligt. Inhaltlich befasst sich das Benchmarking im betriebswirtschaftlichen Teil mit personalwirtschaftlichen Daten, den Einnahmen und den Aufwendungen der Einrichtung. Der qualitative Teil orientiert sich an den Selbstevaluationsinstrumenten des DCV. Die bisher fehlende Verknüpfung von betriebswirtschaftlichen und qualitativen Faktoren wird zum nächsten Durchlauf 2009 vollzogen. Die bundesweiten Ergebnisse können direkt auf der Plattform angezeigt oder nach Größen oder Diözese und Bundesland gefiltert werden. Die teilnehmenden Einrichtungen und Träger können so selbstständig Auswertungen anschauen und die eigenen Einrichtungen mit den Werten anderer Einrichtungen vergleichen. Das Engagement der Diözesanreferent(inn)en wirkt sich sehr stark auf die Beteiligung der Einrichtungen aus. Sinnvoll ist der Vergleich je Bundesland über die Diözesan-Grenzen hinweg. So werden beispielsweise in Rheinland-Pfalz landesweite Benchmarking-Zirkel angeboten, die die beteiligten Diözesan-Caritasverbände Mainz, Trier und Speyer gemeinsam umsetzen. Gleiches ist nun für Hessen geplant.
Die KAG Müttergenesung hat ihr bislang schriftliches Benchmarking im Jahr 2008 ebenfalls auf die Online-Plattform verlegt. Die 23 Mitgliedseinrichtungen haben nun bereits zum zweiten Mal die Möglichkeit, ihre betriebswirtschaftlichen Daten über die Online-Plattform zu vergleichen.
Zentralstatistik wird alle zwei Jahre erhoben
Alle zwei Jahre wird zum Stichtag 31. Dezember die Zentralstatistik der Einrichtungen und Dienste der Caritas erhoben. Die Koordination der Erhebung liegt beim DCV, die Diözesan-Caritasverbände setzen sie um. Es werden Daten von 25.000 Einrichtungen und 8000 Trägern erfasst und verwaltet. Das bisherige Erhebungsverfahren bedeutete einen enormen zeitlichen und personellen Aufwand bei der Erfassung und Eingabe der Daten auf der Ebene der DiCVs. Erheblich war auch der Aufwand im DCV, die Erhebung zu koordinieren und die Daten auszuwerten. Die Ergebnisse standen den DiCVs und weiteren Gliederungen so erst mit relativ großer zeitlicher Verzögerung zur Verfügung.
Deshalb wurde auf Empfehlung des Arbeitskreises Statistik und der Jahreskonferenz der Statistikverantwortlichen der Diözesan-Caritasverbände im Jahr 2006 beschlossen, die Zentralstatistikerhebung zum Stichtag 31. Dezember 2008 von der "Papierversion" auf ein Onlineverfahren umzustellen. In einer einjährigen Erprobungsphase mit den Diözesan-Caritasverbänden Dresden-Meißen und Trier wurde das System in seiner Anwendung getestet und konnte dank der Anregungen der Benutzer(innen) und der Verantwortlichen in den beiden DiCVs in vielen Teilen optimiert und benutzerfreundlicher gestaltet werden.
Unter der Internetadresse www.caritas-statistik.de geben Rechtsträger, Einrichtungen und Dienste ihre Daten nun selbst ein. Dabei besteht für Einrichtungen ohne PC oder Internetzugang weiterhin die Möglichkeit, ihre Daten schriftlich weiterzugeben.
Ein besonderes Augenmerk bei der Entwicklung des Statistikmoduls wurde auf die Bedürfnisse und Anforderungen der Rechtsträger gelegt. Diese können nun die Zentralstatistik für alle ihnen zugehörigen Einrichtungen und Dienste mit nur einem "Login" auf die Plattform selbst erheben. Sie haben zugleich die Möglichkeit, die Daten zeitnah zu exportieren und für die eigene Arbeit weiterzuverwenden. Ebenso haben sie Zugriff auf vorprogrammierte Auswertungen der Zentralstatistik.
Erhoben werden wie bisher die Stammdaten (Adressen) der Rechtsträger sowie der Einrichtungen und Dienste und statistische Daten der Einrichtungen und Dienste zu Kapazitäten, Mitarbeiter(inne)n und Klient(inn)en. Die DiCVs haben die Möglichkeit, den Fragebogen individuell zu erweitern oder komplette eigene Module der Zentralstatistikerhebung anzufügen. Auch der DCV selbst beabsichtigt, eigene Erhebungen wie die zur wirtschaftlichen Lage der Rechtsträger zukünftig online zu erheben.
Die Online-Plattform: einfach zu bedienen
Die Online-Plattform basiert zusammen mit dem CariNet auf einer Software, die eigens für die Caritas entwickelt und auf ihre spezifischen Bedürfnisse abgestimmt wurde (siehe Kasten). Von Anfang an wurde darauf Wert gelegt, dass eine einfache Bedienung der Plattform trotz hoher Sicherheitsstandards gewährleistet ist. Im Prinzip wurde lediglich ein Fragebogen in Papierform durch einen Online-Fragebogen ersetzt. Der zeitraubende Postversand der Fragebögen und die fehleranfällige manuelle Übertragung der eingesendeten Fragebögen in eine Datenbank entfallen also. Auf der Online-Plattform fließen die Daten - sofort, nachdem ein Fragebogen endgültig abgeschlossen wurde - in die Auswertung ein und stehen den berechtigten Benutzer(inne)n zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Jede(r) Benutzer(in) kann dabei nur die Fragebögen und Auswertungsberichte bearbeiten und einsehen, die ihm von der administrativen Ebene zugeordnet wurden.
Neben diesen administrativen Sicherheitsvorkehrungen wird der Schutz der Daten durch weitere Hardware- und Softwarelösungen gewährleistet, da dies bei einer onlinebasierten Plattform mit datenschutzrelevanten Elementen einer der wichtigsten Aspekte ist. Die Internetverbindungen zu den Servern sind über eine "Secure-Sockets-Layer-Verschlüsselung" (SSL) realisiert. Das heißt, der gesamte Datenaustausch zwischen Anwender und Plattform wird verschlüsselt über das Internet übertragen. Die derzeit eingesetzte Verschlüsselungsstärke beträgt 128 Bit. Die Software kann nur genutzt werden, wenn die richtige Kombination aus Username und Passwort eingegeben wurde. Die Sicht- und Eingaberechte lassen sich frei in Rollen anpassen, denen die verschiedenen Benutzer(innen) zugewiesen werden. So wird festgelegt, dass jeder nur die Rechte zugewiesen bekommt, die ihm von der Rolle her auch zustehen, und dass nicht berechtigte Benutzer(innen) nicht die Ergebnisse von anderen einsehen können.
Die Server sind natürlich zusätzlich über eine Firewall geschützt und die Daten werden fortlaufend auf Viren geprüft. Der jeweils neueste Virenschutz ist aktiv.
Um verschiedensten Benchmarking- und Statistikprojekten gerecht zu werden, wurde die Plattform modular programmiert und die Möglichkeit einer variablen Rechtevergabe für die Benutzer(innen) vorgesehen. Es spielt also keine Rolle, ob eher ein klassischer Betriebsvergleich, ein mehrdimensionales Benchmarking wie in der stationären Altenhilfe oder eine statistische Erhebung wie die Zentralstatistik des DCV durchgeführt werden soll.
Durch den modularen Aufbau kann auch jedes neue Projekt direkt von den Erfahrungen und Konzepten der bisherigen Projekte profitieren. Außerdem entstehen durch die Plattform Synergieeffekte, die eine erhebliche Kosten- und Zeitersparnis mit sich bringen. Diese reicht von der Portoersparnis durch die komplett online zur Verfügung gestellten Fragebögen und Auswertungsberichte bis hin zur Vermeidung von Doppeleingaben durch direkte Online-Eingabe der Daten in der Datenbank.
Zum Jahresende wird die Online-Plattform mit dem CariNet kombiniert und die Funktionalitäten beider Systeme können künftig mit nur einem "Login" über das CariNet verwendet werden. Benutzer(innen), die zum Zentralstatistik- oder Benchmarking-Modul Zugriff haben, erhalten automatisch einen kostenlosen Zugriff auf die öffentlichen Arbeitsgruppen im Bereich "Interne Kommunikation" des CariNets. Damit sind alle Einrichtungen und Dienste, die an der Zentralstatistik oder am Benchmarking teilnehmen, erstmalig mit dem verbandsweiten Intranet verbunden. Weitere Zugangsberechtigungen zu den spezifischen Gruppen des CariNets sind möglich und können nach wie vor kostenpflichtig erworben werden.
Mehr ist erwünscht
Die Plattform bietet die Möglichkeit, zahlreiche Statistiken und Benchmarking-Projekte innerhalb der Caritas online anzubieten. Sie steht allen Bereichen offen. Die Erweiterung der Online-Plattform für statistische Erhebungen und Benchmarking-Module der Verbände und Gliederungen ist möglich und erwünscht. Damit besteht die Möglichkeit, dass auch kleinere, finanzschwächere Fachbereiche und Fachverbände vom technischen Angebot profitieren. Die strategische Weiterentwicklung der Plattform obliegt der Stabsstelle Sozialwirtschaft. Sie forciert die Nutzung der Plattform durch andere Bereiche und wirbt dafür. Ziel ist es, die Plattform stärker im Verband zu verwurzeln und sie zu einem Instrument zu machen, das von allen Bereichen des Deutschen Caritasverband genutzt wird.
