Benchmarking kein Zahlenfriedhof
Mit seinem Verwaltungs-Benchmarking geht der Deutsche Caritasverband (DCV) in diesem Jahr bereits in die zweite Runde. Der erste bundesweite Durchlauf aus dem Jahr 2009 konnte mit 13 teilnehmenden Organisationen erfolgreich abgeschlossen werden. Das Verwaltungsbenchmarking beschäftigt sich im Einzelnen mit vier Teilbereichen:
- Personalverwaltung,
- Finanz- und Rechnungswesen (Buchhaltung, Controlling, Zuschusswesen, Leistungsabrechnung),
- Informationstechnologie und technische Dienste,
- Immobilien (Bauunterhalt/Instandhaltungsmanagement, Baureferat, Arbeitssicherheit, Wohnungsverwaltung, Versicherungen, Fuhrparkmanagement).
Erkenntnisse aus der Praxis
Klares Ziel der Teilnehmer(innen) des Benchmarkings ist: Wir wollen keinen Zahlenfriedhof, sondern aus dem Projekt Erkenntnisse aus der Praxis und für die Praxis gewinnen. Die erarbeitete Kennzahlenphilosophie beinhaltet deshalb für jeden Teilbereich drei grundlegende Kennzahlen (Produktivität, Stückkosten, Relation zu externer Bezugsgröße). Daneben wurden einige wenige ergänzende Kosten-Kennzahlen zu Analysezwecken erarbeitet. Insgesamt ist es also eine eher geringe Anzahl von Kennzahlen, dem Grundsatz der Wesentlichkeit folgend. Für die Benchmarking-Zirkel sind wenige prägnante Kennzahlen zielführender als eine Vielzahl von perfekten Kennzahlen, bei denen man vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sieht. Im Gegensatz zur knappen Anzahl an Kennzahlen steht jedoch eine Vielzahl von Informationen zu Analysezwecken zur Verfügung. Es waren dies Daten zum Leistungsspektrum, zu Standards, zu Strukturen und Prozessen sowie zu Qualitätsaspekten der Organisation.
Voneinander lernen ohne Konkurrenzdruck
Die besondere Charakteristik und der Erfolg des Projektes liegen in der intensiven inhaltlichen Auseinandersetzung mit den erhobenen Daten. Dies wird ermöglicht durch die zentrale Bedeutung der Benchmarking-Zirkel. Neben dem klassischen Ranking stehen deshalb die Analyse der Kennzahlen und dabei konsequenterweise das Aufdecken von Struktur- und Organisationsunterschieden im Vordergrund. Dies führt zu Erkenntnissen über die Effizienz der Arbeitsorganisation. Best-Practice-Berichte der Teilnehmer(innen) liefern Anhaltspunkte für Veränderungsprozesse und sichern die Praxisrelevanz des Benchmarkings. Durch dieses gelebte Prinzip des Voneinander-Lernens in einer offenen, von gegenseitiger Achtung getragenen Atmosphäre unterscheidet sich das Projekt von sonst üblichen Kennzahlenvergleichen.
Das Zeitvolumen der Benchmarking-Zirkel umfasst insgesamt zweimal zwei Tage. In den Zirkeln wird über Hierarchie- und Fachebenen hinweg analysiert und diskutiert, werden Vor- und Nachteile erörtert, Hintergrundinformationen über die eigene Organisation ausgetauscht.
Die Benchmarking-Zirkel finden auch deshalb große Akzeptanz, weil sich einige Verbände in der Phase eines Verwaltungsumbruchs befinden. In solchen Phasen schwingt bei Entscheidungen naturgemäß Unsicherheit mit. Da tut es gut – so die Teilnehmenden –, sich in den Benchmarking-Zirkeln auf Augenhöhe austauschen zu können.
Benchmarking für alle Unternehmen in der Caritas
Das Verwaltungsbenchmarking der Caritas ist nicht an bestimmte Fachbereiche gebunden. Es ist sogar möglich, das Instrument für bestimmte Unternehmensgruppen (beispielsweise Krankenhäuser) individuell anzupassen. Durch eine möglichst homogene Zusammensetzung der jeweiligen Benchmarking-Zirkel kann dabei der Erkenntnisgewinn der Teilnehmer maximiert werden. Folgerichtig ist das Projekt für alle Unternehmen in der Caritas geöffnet. Das Verwaltungsbenchmarking wird jährlich durchgeführt, Datengrundlage für den diesjährigen Durchlauf sind die Zahlen aus dem Jahr 2009 (Informationen unter www.caritas-benchmarking.de).
