Die Aktenordner zu den Akten legen
Der klassische Aktenordner macht Platz für ein modernes Softwaresystem, das Blatt Papier in der Hand wird zum Dokument auf dem Bildschirm - eine Entwicklung, die auch vor dem Qualitätsmanagement nicht haltmacht. Vor der Einführung eines QM-Handbuchs muss sorgfältig überlegt werden, ob mit der klassischen Papier- oder einer EDV-gestützten Variante gearbeitet werden soll. Eine Mischform aus beidem - etwa die Einführung einer QM-Software bei gleichzeitiger Fortführung des Handbuchs in Papierform - vergrößert den Aufwand unnötig und führt bei mangelnder Übereinstimmung zu Fehlern. Daher empfiehlt sich die Entscheidung für eine Variante.
Wählt eine Einrichtung das EDV-gestützte QM-Handbuch, ergeben sich viele Vorteile: Es stellt sicher, dass allen, die damit arbeiten, jederzeit die aktuellste Version eines Dokuments zur Verfügung steht. Die Dokumente werden zentral gepflegt und aktualisiert. Das erspart den Gang zum Kopierer und das ständige Auswechseln von Papierunterlagen.
Der Zugriff auf das Handbuch ist unabhängig vom Aufenthaltsort und von jedem Computer aus möglich, was Flexibilität schafft und kein Herumtragen schwerer Aktenordner mehr erfordert. Über die Suchfunktion können Themenkomplexe schnell gefunden werden, so dass nicht mehr von Hand geblättert werden muss oder gar ein im Aktenordner falsch abgelegtes Dokument verloren geht.
Zu bedenken ist jedoch, dass bei der Einführung von QM-Software Investitionen anfallen, die über die Anschaffungskosten für die Software hinausgehen und auf die gesamte Laufzeit zu berechnen sind. Allen Mitarbeiter(inne)n, die mit dem EDV-gestützten QM-Handbuch arbeiten sollen, muss ein Computer zur Verfügung stehen, was gegebenenfalls die Anschaffung zusätzlicher Geräte erfordert. Auf Sparlösungen sollte sowohl bei der Anschaffung der Software als auch bei der Qualifizierung und Schulung derer, die mit ihr arbeiten sollen, verzichtet werden, da sie sich langfristig in der Regel als teuerste Lösung erweisen. Schon im Vorfeld, aber auch bei der Einführung des EDV-gestützten Handbuches, sollten Mitarbeiter(innen), die bislang nicht regelmäßig einen PC nutzen oder aus anderen Gründen Vorbehalte gegen die Umstellung haben, darin unterstützt werden, ihre Hemmungen abzubauen.
Erst denken, dann handeln
Die Entscheidung für eine bestimmte Zugangssoftware hängt außer von finanziellen Überlegungen von verschiedenen Kriterien ab. Wichtige Fragen sind beispielsweise:
- Läuft die Anwendung über einen Web-browser?
- Wird die Software auf dem einrichtungseigenen Server gefahren oder über die "Cloud"?
- Können die Startseiten für die einzelnen Einrichtungen des Trägers individuell gestaltet werden?
- Sind im Preis regelmäßige Updates inbegriffen?
- Auf wessen Kosten wird die Software an die Bedürfnisse der Einrichtung angepasst (Erstinstallation)?
- Welche Arten von Dokumenten können in das System importiert werden?
- Kann das Handbuch als PDF-Datei exportiert werden?
- Wie gestalten sich Bearbeitungs- und Freigabeprozesse von Dokumenten (Workflow)?
- Ist die Anwendung kompatibel mit in der Einrichtung existierenden Dokumentationssystemen (zum Beispiel Patientendokumentation)?
- Erfolgt eine automatische Benutzeranmeldung?
- Ist die Anwendung auch über das iPad zugänglich?
Es ist empfehlenswert, sich verschiedene Softwarelösungen vorführen zu lassen und gegebenenfalls einen Probeaccount anzulegen, um die Software zu finden, die den Arbeitsabläufen der Einrichtung am besten entspricht und den Zuspruch derer findet, die mit ihr arbeiten sollen.
Informationen zur QM-Software gibt Christoph Langer, Arbeitsstelle Qualitätsmanagement im Deutschen Caritasverband, Tel. 0761/200-339, E-Mail: christoph.langer@caritas.de.
